Il fondo United States Information Service (USIS) di Trieste, venne “scoperto” nella seconda metà degli anni ottanta del Novecento dall'allora direttore dell'Archivio di Stato di Trieste, Ugo Cova, che inviò l'intero fondo, costituito da pellicole cinematografiche, all'Archivio Centrale dello Stato, per un loro trattamento¹. Il fondo, che inizialmente era costituito da pellicole prodotte dall'USIS di Trieste, venne incrementato nel corso degli anni sessanta con altri film provenienti da altri soggetti produttori (quali la Incom, per esempio), quando iniziò ad essere gestito dal Commissariato del Governo di Trieste. I film furono per la maggior parte realizzati tra il 1948 e il 1953, nell'ambito della propaganda a sostegno dell'European Recovery Program (ERP), ovvero del Piano Marshall. Esso è composto da pellicole – documentari, cinegiornali, film di fiction e di animazione – prodotte in parte negli Stati Uniti, in parte in Italia, e data, nel suo complesso dal 1941 e al 1966². L'esame dei contenuti rivela una grande ricchezza e varietà di temi: i film descrivono attività industriali, agricole e dell'artigianato, sono ricorrenti i temi della ricostruzione in Italia, vista sia dalla prospettiva americana che da quella italiana, dell'organizzazione sociale e politica degli Stati Uniti, delle condizioni di vita dei paesi dell'est europeo; altri film riguardano lo sport e la divulgazione di varie discipline scientifiche e di tecnologie di avanguardia; altri ancora presentano dettagliate descrizioni didattiche di mestieri e di operazioni tecniche.

Il primo trattamento per il recupero del fondo USIS fu quindi affidato agli inizi degli anni novanta del Novecento dall'Archivio Centrale dello Stato (ACS) all'Archivio audiovisivo del Movimento Operaio e Democratico (AAMOD), istituto che poteva vantare una sicura esperienza in materia di trattamento di beni audiovisivi. Fu così dato l'incarico all'AAMOD di esaminare i materiali (supporti), valutarne lo stato di conservazione e procedere alla schedatura di tutti i film.

Ansano Giannarelli, allora Presidente della Fondazione AAMOD, che curò il progetto di riordino del fondo USIS, nel documentario Un tesoro ritrovato afferma che:

“Il lavoro che l'Archivio Audiovisivo del Movimento Operaio e Democratico ha svolto sul Fondo cinematografico dell'Archivio Centrale dello Stato è un esempio di una positiva collaborazione fra due istituzioni, diverse per tanti motivi, che hanno trovato un terreno di convergenza proprio nella considerazione che anche i documenti audiovisivi sono documenti storici importanti. […] Il fatto che ad un certo punto una istituzione così importante come l'Archivio Centrale dello Stato si trovasse fra tanta carta, i documenti cartacei che abbondano, una certa quantità di strane scatole con dentro della pellicola, ha fatto venire la voglia di sapere che cosa ci fosse dentro queste scatole e cosa ci fosse dentro la pellicola, quindi di fare un lavoro accurato e scientificamente rigoroso di inventariazione, di catalogazione e di usare una procedura molto moderna come quella della catalogazione automatizzata o informatizzata […]”³.

I film USIS, giunti all'AAMOD, furono sottoposti ad una preliminare analisi, passati al tavolo passa film, sottoposti a pulizia con panno antistatico e liquido, ripristinate le giunte deteriorate, poi avvolti sui nuclei per la proiezione in moviola. Racconta Mauro Zaccaria, all'epoca collaboratore dell'AAMOD e coordinatore del recupero dei supporti del fondo, su progetto e con la supervisione di Ansano Giannarelli:

“Abbiamo lavorato su un totale di quasi 700 oggetti, per oggetti intendo scatole o contenitori. Alcuni film si trovavano in doppia o tripla copia, quindi diciamo che il totale sui titoli su cui abbiamo lavorato è di circa 520 unità”⁴.

Dopo aver visionato tutti i film, nel dicembre 1991, l'AAMOD, completata la schedatura di tutte le pellicole, consegnò all'ACS le bobine e i materiali elaborati⁵. La schedatura ha puntualmente rilevato i dati inerenti le pellicole (data, regia, montaggio, fotografia, musica, produttore e ente committente, durata, bianco/nero o colore, sonoro, lingua), un abstract del contenuto e l'indicazione di voci per indici o chiavi di ricerca (nomi geografici, di persone, di enti e “cose notevoli”). L'AAMOD ha provveduto a stampare le schede dei film, con tutti i dati rilevati, realizzando due fascicoli⁶, offrendo così con questo elenco dettagliato una prima possibilità di consultazione del fondo e dei suoi contenuti, fin dal 1992. Trattandosi di pellicole con un forte legame originario, ovvero costituite in base a un progetto specifico da parte di un ente, la prima operazione importante fu quella di “scomporre” il fondo e ricostruire la stratigrafia dei diversi nuclei, sulla base del soggetto produttore, quindi della realizzazione e della datazione.

Nelle 674 bobine trovate a Trieste, alcune delle quali relative a vari esemplari dello stesso film, furono identificati 506 titoli di film, di cui:

• 20 riguardanti specificamente Trieste, prodotti in parte dall'Ufficio spettacolo, Servizi stampa e informazioni del Commissariato generale del governo e del territorio di Trieste;

• 7 documentari del ciclo Panorami d'America. Serie di quadri, prodotti dalla Sezione estero (i Servizi d'Oltremare) dell'OWI oppure dall'USIS, tutti relativi alla società americana⁷;

• 20 film di carattere strettamente didattico, prodotti dallo US Office of Education – Training film;

• 60 prodotti nell'ambito del Piano Marshall⁸;

• 8 film di contenuto anticomunista⁹;

• 5 film didattici¹⁰;

• 6 film della serie Problemi e progressi della nuova Europa / Changing Face of Europe¹¹;

• 64 documentari prodotti per conto della Presidenza del Consiglio dei Ministri;

• 11 documentari prodotti dalla RAI, di cui 11 della serie Le inchieste del Telegiornale¹²;

• 2 numeri de La Settimana INCOM¹³;

• 32 documentari dell'Istituto LUCE¹⁴;

• 33 numeri della serie di cinegiornali Oggi e domani. Panorama di vita e lavoro della nuove Europa;

• 9 numeri della serie di cinegiornali Rassegna mensile d'Europa;

• una parte della produzione statunitense, esattamente 33 pellicole, costituita da cinegiornali di tre diverse serie: il Cinegiornale USA, Pagine americane, La rivista cinematografica.

L'intero progetto di trattamento del fondo fu messo a punto da Ansano Giannarelli, mentre a Paolo Di Nicola, collaboratore dell'AAMOD, fu affidata l'analisi dello stato di conservazione dei supporti. La schedatura dei film fu effettuata da Elisabetta Segna (1-253) e da Mauro Zaccaria (254-506), mentre la revisione delle schede e la cura degli indici furono condotte da Giulia Barrera (schede 1-253) e da Giovanna Tosatti (schede 254-506). Nel 1992, la schedatura informatizzata del Fondo USIS è stata realizzata in maniera sperimentale, poiché, anche se il modello di partenza era il software CDS/ISIS¹⁵, all'epoca già conosciuto ed utilizzato da molte biblioteche e raccomandato dall'UNESCO, la schedatura dei documenti audiovisivi era un problema aperto. Dunque, non esisteva ancora uno standard internazionale per la catalogazione degli audiovisivi e si stava cercando una soluzione come sottolinea Elisabetta Segna:

“La versione Vision del software CDS/ISIS per la catalogazione degli audiovisivi è stata messa appunto all'interno di un gruppo a cui partecipano i più grandi archivi e le più importanti cineteche d'Italia. L'Archivio audiovisivo ha partecipato alla messa appunto di questa versione e ne ha adottato quindi questo applicativo. Per quanto riguarda la catalogazione del Fondo dell'Archivio Centrale dello Stato, sono state fatte delle modifiche a quella versione [...]”¹⁶

Purtroppo la “promettente” versione Vision del software CDS/ISIS rimase una semplice sperimentazione: la catalogazione impostata con la procedura molto moderna come quella della catalogazione informatizzata andò tutta persa. Di tutto il lavoro documentalistico¹⁷ svolto sul Fondo USIS, ne rimase solo un catalogo cartaceo, pubblicato nel 2002¹⁸.

Il problema della catalogazione dei giacimenti documentari audiovisivi custoditi presso archivi che detengono anche altre tipologie documentarie, rimane tuttora un problema aperto:

“Ogni archivio ha la necessita di gestire al meglio il proprio patrimonio documentario e di renderlo accessibile alla ricerca e alla consultazione. Fondi iconografici, scritture contabili, disegni, progetti, documenti filmici e sonori: la ricchezza, la pluralità di materiali documentari custoditi negli archivi pubblici o privati possono essere tutelate e valorizzate con scelte tecnologiche innovative, ideate per coniugare specificità e universalità nell'accesso, analiticità descrittiva e capacità di scambio e condivisione. […]¹⁹”.

Tra il 2002 e il 2004, una delle risposte a questo problema fu data dalla piattaforma xDams, ovvero una piattaforma di gestione documentale Open Source, sviluppata interamente sul web, ideata e realizzata per il trattamento, la gestione e la fruizione integrata di archivi storici multimediali. La piattaforma nacque all'interno del progetto europeo “Digital Archives and Memory Storage” (DAMS), finalizzato alla creazione di servizi e strumenti specializzati on-line per la gestione di archivi decentrati e costituiti da tipologie documentarie differenti²⁰. Con il software di archiviazione xDams si puntò alla realizzazione di una piattaforma collaudata²¹, versatile²², avanzata²³, universale²⁴, scientifica²⁵, web-based²⁶ e open source^27.. L'AAMOD ha adottato tale piattaforma per la descrizione dei propri patrimoni, audiovisivi, cartacei, iconografici, fotografici, dai primi anni Duemila, grazie a una convenzione stipulata con l'allora Istituto Luce, che consente tuttora l'uso “gratuito”, come archivio partner dell'archivo fotocinematografico del Luce, della piattaforma xDams.

E' in corso di stipula un accordo tra l'ACS e l'AAMOD, che prevederà oltre la collaborazione in diverse iniziative, anche il deposito di tutti i materiali in pellicola del patrimonio cinematografico dell'AAMOD all'ACS. Nell'ambito della collaborazione, già in atto tra i due Istituti, è stato avviato un nuovo lavoro di revisione generale dello stato dell'arte sul Fondo USIS, che comprende anche la schedatura informatizzata del Fondo su xDams Open Source. Si tratto di un progetto più ampio che prevede la valorizzazione on line, accessibile su canale Youtube dedicato, dell'intero Fondo, dopo la revisione della sua catalogazione, da cartacea a informatizzata, e la digitalizzazione dei film per la loro fruizione sul web. Tale lavoro è già stato avviato.

La scheda di catalogazione del materiale audiovisivo, adottata per la descrizione dei materiali del Fondo USIS, ha consentito la descrizione per aree diverse. Si è partiti da una descrizione relativa ai dati di tipo anagrafico, come il titolo proprio, il complemento del titolo, il titolo assegnato (a volte è necessario compilare questo campo nel caso di materiali non finiti o non montati), la casa di produzione, l'anno di produzione. Per quanto riguarda l'area delle responsabilità, si ci riferisce ai dati relativi alla produzione e alla realizzazione e anche agli autori che, nel caso dei materiali audiovisivi sono molteplici a partire dalla regia fino a tutti quelli che hanno contribuito alla realizzazione del prodotto.

Un'altra area molto importante della descrizione del materiale audiovisivo riguarda i dati tecnici e di magazzino, relativa quindi alla descrizione fisica dei supporti: oltre alla descrizione effettiva di questi, questa sezione comprende delle note di tipo qualitativo, sulle condizioni del supporto, per esempio se idoneo per la riproduzione, l'eventuale tipo di intervento conservativo o di restauro.

Per quanto riguarda, invece, l'area dedicata alla descrizione del contenuto, è prevista la descrizione tramite un abstract del testo narrativo (con una sintesi tra il “racconto” delle immagini e il sonoro) del documento, mentre un'altra sezione del tracciato catalografico riguarda tutta una serie di elementi e di oggetti, rilevati tramite authority file e un thesaurus specifico di parole chiave che connotano persone, enti, toponimi, temi. La specificità della descrizione di un documento audiovisivo quali quelli del Fondo USIS consiste nella descrizione analitica, time-codata, delle sequenze.

Con questa metodologia, descritta in modo molto sintetico, grazie all'uso della piattaforma xDams è stato possibile descrivere all'AAMOD complessi archivistici di tipologie documentarie differenti, interrogabili, grazie all'interoperabilità, da un unico motore di ricerca che lavora contemporaneamente su più basi di dati. Tale metodologia è stata sviluppata tenendo conto dei modelli dati elaborati sulla base di standard di descrizione archivistica nazionali ed internazionali, a cominciare dalle ISAD (G), e dalle regole di catalogazione del film della Fiaf, attualmente in fase di revisione. All'elemento base, il record di descrizione, inserito in una struttura gerarchica per salvaguardarne il contesto archivistico, possono essere associati allegati multimediali e valori descrittivi comuni ad altri archivi, authority file, per consentirne una descrizione più accurata ed organica, e soprattutto l'accesso al documento. La piattaforma permette di accreditare operatori con privilegi diversi di gestione, pubblicazione e organizzazione degli archivi. L'interfaccia web permette l'inserimento della risorsa, che viene codificata in linguaggio Xml tramite lo schema Ead. I dati inseriti vengono salvati su autonomi repository separati dall'applicativo. Questo consente un immediato import-export delle basi dati ed una totale interoperabilità con piattaforme e sistemi differenti. La consultazione dei dati può avvenire tramite le interfacce di ricerca, libera e strutturata, o di navigazione dell'albero gerarchico. La navigazione dell'albero gerarchico permette la visualizzazione rapida delle risorse sotto forma di scheda breve che riassume le informazioni più importanti. Le informazioni complete relative al record interrogato sono visualizzabili nella scheda estesa.

Oltre alla fruizione, tramite l'interfaccia dell'applicativo in modalità intranet, i dati possono essere pubblicati su siti e proposti con canali tematici di fruizione grazie alla possibilità di associare interfacce di comunicazione tra la base dati e il front end web.

Grazie alla realizzazione delle schede su xDams Open Source di tutti i film del Fondo USIS, sarà possibile rendere nuovamente fruibili tutte le informazioni relative al fondo. Tale catalogazione sarà in seguito resa disponibile direttamente sul sito dell'ACS. Inoltre, le schede potranno essere ulteriormente implementate con nuove informazioni ricavate da successive e complementari analisi del materiale. Alla catalogazione si aggiunge la possibilità di visionare on line tutti i film.