Pubblichiamo il testo di Emanuele Atzori e Luisa Bastiani apparso su: Notiziario CNEC. Mensile del Centro Nazionale Economi di Comunità, n. 6, giugno-luglio 2013, pp. 18-22. 

Riprendiamo alcuni passaggi dell’articolo che ha dato inizio a questa serie di brevi lezioni sulla disciplina archivistica, passando ad approfondire i fondamentali concetti, inizialmente soltanto accennati, di «archivio» e di «vincolo archivistico».

Alcuni cenni storici sull’evoluzione del concetto di archivio

L’origine etimologica del termine «archivio» risale alla parola greca archeion indicante il palazzo in cui risiedeva il magistrato (archon) e in cui venivano conservate le carte prodotte durante la sua attività. Emerge fin da subito l’ambivalenza di significato tra l’insieme dei documenti e il luogo destinato alla loro conservazione che transitò anche nella lingua latina nella quale ritroviamo i termini arcivum, archivum o archivium e dai quali facilmente risaliamo al termine italiano «archivio», ma anche ai termini utilizzati in molte altre lingue europee: Archiv in tedesco, archivo in spagnolo, archives (al plurale) in francese e inglese.

Per indicare l’archivio i latini si avvalevano anche di altri vocaboli come tabularium, chartarium, scrinium, ecc., mentre nel riferirsi specificatamente al mobilio nel quale gli atti erano riposti utilizzavano le parole archarium (corrispondente all’italiano «arca» o «cassa») e armarium da cui il termine italiano «armadio»[1].

Etimologia a parte, moltissimi sono stati i teorici che si sono cimentati nella definizione del concetto di «archivio» e tutte le definizioni che la storia della disciplina archivistica ci consegna mostrano a chiare lettere un progressivo mutamento nel modo di concepire l’archivio.

Una delle espressioni più antiche che abbiamo già ricordato è quella del giureconsulto romano Ulpiano: locus in quo acta publica asservantur ut fidem faciant. Tale concezione, ponendo l’accento sul luogo, riflette un principio molto diffuso nell’antichità e, in parte, anche in epoca medievale che attribuiva ad un documento forza probatoria in virtù della sua conservazione in un luogo – l’archivio appunto – al quale si conferiva una certa ufficialità[2]. Alla documentazione che certificava diritti e privilegi veniva riconosciuta una tale importanza da essere considerata alla stregua di un tesoro da conservare in un luogo protetto e “sacro”. Questa concezione persisterà per tutto il Medioevo e per parte dell’Età moderna.

Nella breve analisi sulla storia dell’archivistica proposta nell’articolo precedente[3], si è visto come si può avvertire l’origine di una moderna disciplina archivistica nel secolo XVI, ma la concentrazione e conservazione della documentazione risponde ancora a finalità di governo e non di ricerca. Infatti con l’Età moderna e la nascita dei grandi stati moderni si accentua l’uso “politico” degli archivi che rappresentano mezzi a disposizione del potere. Sorgono quindi i primi esempi di archivi di concentrazione di tutta la documentazione che attesta, giustifica e legittima i poteri del sovrano di turno.

È con il XVII secolo che si inizia, con i primi trattati di archivistica [4], a parlare di archivi non più soltanto in chiave giuridica; e anche se persiste la visione dell’archivio come luogo fisico più che come insieme di carte – poiché ciò che conta è il singolo documento che attesta un diritto piuttosto che il documento messo in relazione agli altri documenti – comincia a farsi strada l’idea di conservare documenti, oltre che per fini giuridici anche per la “memoria”.

Con l’incremento nella produzione documentaria tra XVII e XVIII secolo, conseguenza dello sviluppo di veri e propri apparati burocratici, si resero necessari interventi di organizzazione degli archivi per consentire il reperimento della documentazione. Ma è con il secolo successivo, l’Ottocento, che l’archivistica assume i caratteri di una disciplina autonoma, complice il particolare contesto storico successivo alla Rivoluzione francese prima e alla parentesi napoleonica poi. Il formarsi di grandi archivi di concentrazione fa sorgere la necessità di identificare le fonti documentarie, ordinarle e descriverle per renderle fruibili agli studiosi che rivolgono ora maggiore attenzione alla documentazione d’archivio in una prospettiva di ricerca storica.

Assistiamo quindi ad un’evoluzione del concetto di archivio considerato inizialmente come “tesoro”, poi come prodotto delle attività di un ente che raccoglie e conserva i propri documenti per i propri scopi e per certificare dei diritti ed infine come fondamentale strumento per la ricerca.

Per meglio evidenziare questa evoluzione passeremo brevemente in rassegna alcune delle definizioni di «archivio» più note.

Nei primi anni del XIX secolo due tedeschi, Bachmann e Zinkernagel, sono autori di due manuali; per entrambi l’archivio è la raccolta degli atti più importanti di uno Stato o di un sovrano. Poco più tardi un altro tedesco, H. A. Erhard, nel 1834 designerà l’archivio come una raccolta di scritture «fatta in servizio dell’amministrazione, segreta e utile alle relazioni storiche» ribadendo il concetto di un archivio come diretta emanazione di uno Stato. Occorre attendere la fine dell’Ottocento per scoprire una concezione di archivio più estesa. Studiosi francesi come il Richou nel 1883 e più tardi il Langlois nel 1895 segnano un passo ulteriore considerando archivi i depositi di documenti autentici riguardanti non più soltanto «i pubblici stabilimenti» ma anche i privati.

Seguendo una progressione cronologica non possiamo tralasciare l’apporto dei teorici italiani, in primis Ezio Sebastiani, il quale in un suo importante contributo[5] afferma che l’archivio è «una raccolta ordinata di documenti a scopo di amministrazione nel senso più lato, esistente o esistita, e che perciò possono emanare sia da una magistratura, sia da un ufficio pubblico o privato». Tale definizione, seppur suscettibile di critiche, evidenziava alcuni aspetti importanti di un archivio, per esempio quello di essere prodotto durante un’attività (a scopo di amministrazione) e da un soggetto produttore di natura pubblica o privata.

Fondamentale il contributo degli archivisti olandesi Müller, Feith, Fruin che, nel loro manuale Ordinamento e inventario degli archivi (del 1898 ma tradotto in italiano nel 1908), fanno propria la definizione di archivio elaborata dalla Società degli archivisti olandesi affermando che: «Archivio è l’intero complesso degli scritti, disegni e stampe, ricevuti o redatti in qualità ufficiale da qualunque autorità o amministrazione, o da qualsiasi impiegato di queste, purché tali documenti, conformemente alla loro funzione, debbano rimanere presso la stessa autorità o amministrazione, o presso i suoi impiegati»[6]. Per essi l’archivio «è un tutto organico» che nasce e cresce in seguito all’attività di un ente e che non si forma arbitrariamente[7].

Un’analisi critica delle definizioni fin qui esposte (e di altre) viene proposta da Eugenio Casanova nel suo celebre trattato[8]. Dopo una consistente disamina delle diverse formulazioni egli stesso giunge ad una definizione: «L’archivio è la raccolta ordinata degli atti di un ente o individuo, costituitasi durante lo svolgimento della sua attività e conservata per il conseguimento degli scopi politici, giuridici e culturali di quell’ente o individuo»[9]. Notiamo che anche in questo caso è posto l’accento su alcuni elementi già emersi in precedenza come ad esempio l’origine della documentazione che è diretta emanazione delle attività di un ente o di un individuo e che quindi distingue l’archivio da una mera collezione di documenti che, costituita a posteriori, non riflette l’attività del soggetto che li ha prodotti.

Ricordiamo un altro autore che ha evidenziato questo aspetto: Giorgio Cencetti che nel suo famoso contributo dal titolo L’archivio come universitas rerum[10] chiama «archivio» il «complesso degli atti spediti e ricevuti da un ente o individuo per il conseguimento dei propri fini o per l’esercizio delle proprie funzioni». Il Cencetti – al quale sono state mosse diverse critiche in particolare da Claudio Pavone[11] e Filippo Valenti circa la sua estrema visione “organicistica” dell’archivio che si identifica con il soggetto produttore – proprio nell’evidenziare le differenze tra una biblioteca o un museo e un archivio osserva che in quest’ultimo «i singoli componenti, le carte [...], non solo provengono da un medesimo individuo, aggregato familiare o ente [...], ma poiché costituiscono niente altro che uno fra i mezzi usati dall’ente o individuo per raggiungere i propri scopi, portano in loro stessi il vincolo della destinazione comune, sintetizzato nell’adempimento delle funzioni dell’ente o individuo medesimo [...]»[12]. In sostanza il vincolo della destinazione comune delle singole parti che compongono il corpus è originario e necessario, diversamente da quello che caratterizza le biblioteche in cui la destinazione comune delle singole parti (i libri) è costruita artificialmente.

Al di là delle già ricordate critiche, al Cencetti va riconosciuto il merito di aver teorizzato il concetto di «vincolo archivistico» che avremo modo di approfondire meglio più avanti.

Le definizioni sinora citate, oltre a far emergere il prevalente riferimento all’archivio come prodotto di un’attività pratica, non distinguono cronologicamente tra archivi di soggetti ancora operanti e archivi di soggetti che hanno cessato la loro attività potendo essere quindi applicate ad entrambe le situazioni. Per giungere ad anni a noi più vicini, Elio Lodolini elaborò nel 1970 un concetto di archivio che, facendo propria la tradizione tedesca, si distaccherà da questa impostazione. Per lui l’archivio è «il complesso dei documenti formatisi presso una persona fisica o giuridica nel corso dell’esplicazione della sua attività e pertanto legati da un vincolo necessario, i quali, una volta perduto l’interesse per lo svolgimento dell’attività medesima sono stati selezionati per la conservazione permanente quali beni culturali», e ancora «l’archivio […] , nasce spontaneamente, quale sedimentazione documentaria di un’attività pratica, amministrativa, giuridica. Esso è costituito perciò da un complesso di documenti legati fra loro reciprocamente da un vincolo originario, necessario e determinato, per cui ciascun documento condiziona gli altri ed è dagli altri condizionato […]. Assolutamente diversa dall’archivio – anzi antitetica rispetto ad esso – è la raccolta, la collezione, formata per volontà del raccoglitore o del collezionista»[13]. Ritroviamo in questi passi il concetto di vincolo, ma vengono introdotti alcuni elementi nuovi: il primo è che il termine archivio – secondo Lodolini – può riferirsi soltanto all’archivio storico, vale a dire alla documentazione che, passati gli anni, perde la sua utilità per il soggetto produttore; il secondo è l’introduzione del concetto della selezione ai fini della conservazione permanente secondo cui non è possibile conservare tutti i documenti presenti nell’archivio corrente.

In questa breve trattazione che per ovvi limiti di spazio risulta parziale, concludiamo ricordando altre due definizioni che ci saranno utili per proseguire l’argomento e che prenderemo come riferimento. Paola Carucci[14], in uno dei suoi manuali, descrive l’archivio come «il complesso dei documenti prodotti o comunque acquisiti da un ente (magistrature, organi e uffici centrali e periferici dello Stato; enti pubblici; istituzioni private, famiglie o persone) durante lo svolgimento della propria attività»[15].

Infine, considerato il bacino dei lettori a cui ci rivolgiamo e che operano all’interno degli istituti religiosi, riteniamo opportuno riportare la definizione della Scuola Vaticana di Paleografia, Diplomatica e Archivistica che dell’archivio dice «insieme degli scritti di qualsiasi forma, contenuto e supporto materiale, ricevuti, redatti o comunque acquisiti da un ente (persona fisica, giuridica, associazione di fatto) nel corso della propria attività. I quali per loro natura e per il vincolo necessario che li lega sono destinati a essere conservati presso l’ente».

Il concetto di archivio e di vincolo archivistico

In ambito archivistico l’uso del termine «archivio» sta ad indicare:

1. il complesso di documenti, così come appena definito sopra, prodotto e acquisito da un ente (soggetto produttore) nell’esercizio delle sue funzioni. Per distinguerlo meglio dalle altre accezioni si parla anche di “archivio in senso proprio”. Come avremo modo di illustrare meglio nelle prossime lezioni, si è soliti distinguere l’archivio in base alle diverse fasi di gestione, vale a dire in archivio corrente, di deposito e storico[16];
2. il locale di conservazione dei documenti;
3. l’istituto di conservazione, l’ente di natura principalmente culturale, che si occupa della conservazione della documentazione[17];

Occupandoci per ora dell’“archivio in senso proprio” diciamo che in questa accezione viene utilizzato anche il termine fondo o fondo archivistico. Anzi a livello internazionale quest’ultimo termine è quello più comunemente utilizzato. Infatti nello standard internazionale di descrizione archivistica (ISAD)[18] si parla esplicitamente di «fondo» per indicare «l’insieme organico dei documenti archivistici, senza distinzione di tipologia e supporto, formati e/o accumulati e usati da una determinata persona, famiglia o ente nello svolgimento della propria attività personale o istituzionale».

Sul concetto di fondo però Paola Carucci e Maria Guercio, nel loro manuale[19], fanno ulteriori precisazioni. Affermano infatti che il termine, utilizzato soltanto in riferimento agli archivi storici, presenta diverse accezioni. Con esso si indica, all’interno di un istituto in cui sono concentrati archivi di diversa provenienza, ciascun complesso documentario che abbia un carattere di unitarietà. Ciò implica quindi che rientrino in questo concetto:

1. il complesso di documenti prodotto da un ente unico e ben determinato (a un soggetto produttore corrisponde un fondo e viceversa) vale a dire l’archivio in senso proprio;
2. il complesso di documenti prodotti da enti diversi ma che per varie ragioni sono confluiti in un complesso documentario che ha assunto una configurazione unitaria che non permette e non richiede di ricondurre le carte ai rispettivi soggetti produttori;
3. il complesso di documenti raccolti sulla base di una caratteristica comune configurando una miscellanea, una collezione o raccolta [20].

Rispetto a quest’ultima accezione, pur essendo comprese nel concetto di fondo, le raccolte, le miscellanee e le collezioni non potranno mai essere considerate archivi in senso proprio in quanto non sono formate dalla documentazione prodotta da un ente, famiglia o individuo nell’esercizio delle rispettive funzioni e non presentano quindi quel nesso logico, necessario e involontario che si chiama «vincolo archivistico».

È infatti questo vincolo a rappresentare l’elemento qualificante di un archivio. Ma cosa vuol dire che i documenti prodotti da un ente sono legati da un vincolo archivistico? Vuol dire che ciascun ente, sia esso pubblico, privato, ecclesiastico, produce documentazione in rapporto alla propria specifica attività e, quindi, con caratteristiche particolari dalle quali risulta che tra i documenti che formano gli archivi di ciascuno di questi enti esiste un legame logico e formale per cui ciascun documento assume un significato ben preciso in funzione dei documenti che lo precedono e che lo seguono. Il concetto di vincolo inoltre è solitamente accompagnato da alcuni aggettivi che ne esprimono le peculiarità:

1. originario: ciò vuol dire che è legato al processo di formazione delle carte;
2. naturale e involontario: i documenti prodotti sono il frutto di un’attività involontaria, la loro “posizione” nel contesto di tutta la documentazione è determinata dal naturale flusso documentale e non da scelte individuali. Quando il vincolo assume carattere di volontarietà siamo di fronte ad una “raccolta”;

Proprio per tutte queste caratteristiche il vincolo esiste comunque anche se non è reso evidente attraverso classificazioni, numerazioni o registrazioni.

L’importanza del vincolo archivistico è tale da rappresentare inoltre il principio fondamentale cui rifarsi in fase di riordinamento di un archivio. Il vincolo è infatti alla base dell’ordinamento secondo il “metodo storico” che, lo ricordiamo, fu così definito in Italia da Francesco Bonaini che lo elaborò rifacendosi al «principio di provenienza». Imperniato sullo studio del rapporto tra l’ente produttore delle carte, la documentazione e il contesto storico-politico, il metodo storico mira alla ricostruzione dell’ordine originario di un archivio. Laddove questo ordine risulti compromesso è compito dell’archivista procedere attraverso l’analisi del vincolo archivistico per svelare i criteri in base ai quali l’ente aggregava le proprie carte.

Definizione di documento d’archivio

Abbiamo dunque visto cos’è un archivio e, soprattutto, cosa sia il vincolo archivistico che lega un documento ad un altro. Ma esattamente, cos’è e come si definisce un documento d’archivio?

Per farlo dobbiamo cominciare dalla definizione di documento che ci viene fornita da quella particolare disciplina denominata: diplomatica[21]. Secondo quest’ultima può definirsi documento la: «Testimonianza scritta di un fatto di natura giuridica, compilata coll’osservanza di certe determinate forme, le quali sono destinate a procurarle fede e a darle forza di prova»[22].

Definizione complicata che potrà essere chiarita da un esempio. Immaginiamo il caso, tipico nel Medioevo, di un vescovo che pretenda il pagamento della decima da parte di un monastero. Quest’ultimo si oppone affermando di esserne esente per espressa volontà del papa [fatto di natura giuridica: il papa ha esentato il monastero dal pagamento della decima]. In sede processuale il monastero esibisce un atto [testimonianza scritta[23]] il quale presenta determinati elementi come, ad esempio, il sigillo e la sottoscrizione autografa del pontefice [determinate forme[24]]. Verificata l’autenticità del documento il tribunale dà ragione al monastero [fede e forza di prova: il documento presentato, in virtù degli elementi succitati è probante del diritto del monastero].

Tuttavia ci si accorge facilmente di come questa definizione non sia sufficiente a dare conto di tutti gli scritti che troviamo in un archivio. Anzitutto, perché non troviamo sempre dei documenti che presentano delle “forme” particolari, pensiamo ad esempio ai documenti preparatori di un bilancio o alle minute delle lettere. Inoltre non è raro il caso di documenti d’archivio che non sono neppure scritti (disegni, foto, oggetti, ecc.). Come deve definirsi dunque un documento d’archivio?

Paola Carucci lo definisce così: «rappresentazione in forma libera o secondo determinati requisiti di un fatto o di un atto relativo allo svolgimento dell’attività istituzionale, statutaria o professionale di un ente o di una persona»[25].

Senza addentrarci nei meandri giuridici che presuppone questa definizione – solo la distinzione tra fatto e atto potrebbe richiedere un articolo a sé – si noti soltanto come sia da considerarsi documento d’archivio tutto ciò che viene prodotto nel corso «dell’attività istituzionale, statutaria o professionale».

Da questa definizione si comprende dunque come i documenti d’archivio possano essere costituiti dai materiali più disparati: dalle foto allegate alla contravvenzione per eccesso di velocità (riscontrata tramite autovelox), ai nastri delle intercettazioni telefoniche in un processo penale; dai quaderni in cui sono raccolte le cronache[26] di un Istituto religioso, al bozzetto che accompagna il preventivo di spesa per un dipinto del fondatore (per venire ad esempi più vicini al nostro settore), ecc.

Per lo stesso motivo, invece, non costituiscono documenti d’archivio: il notiziario dell’Istituto (che ha carattere informativo e non amministrativo), le pubblicazioni relative alla storia di una congregazione, le fotografie di incontri o celebrazioni, ecc.

In conclusione possiamo dire che in archivistica il documento sia inteso in senso più ampio rispetto alla diplomatica ma, al tempo stesso, in senso più ristretto di come lo intenda uno storico. Per lo storico, infatti, qualunque elemento che lo aiuti nella sua ricerca di fatto costituirà un documento, ma non per questo dovrà ritenersi suscettibile di essere conservato in archivio. Un esempio valga per tutti. Recentemente si sta assistendo al fenomeno della raccolta di fonti (scritte, grafiche e sonore) relative a un determinato soggetto e che, opportunamente digitalizzate, vengono denominate «archivi della letteratura», «archivi della musica», ecc. In questo caso, però, manca quel vincolo originario e non volontario che lega i documenti tra loro. Di conseguenza non ci troviamo di fronte a un «complesso documentario», ma a una semplice «raccolta» di fonti che, per quanto utilissima e di grande interesse, non può e non deve essere chiamata «archivio», quanto piuttosto: «banca dati». A questo proposito è bene citare un passo del manuale di archivistica di Eugenio Casanova, il quale sull’argomento riporta:

«A nostra conoscenza questo [i cosiddetti “archivi cinematografici”, “fotografici”, ecc.] è il più largo campo aperto sino a oggi a queste novità, né possiamo non riconoscere tutta l’utilità che esse recheranno alla cultura futura. Non neghiamo neppure che diano e daranno sempre maggior risalto alla fredda dicitura o narrazione dei documenti e gioveranno immensamente alla futura storiografia. Ma, in verità, preferiamo il sistema italiano di farne cosa separata dagli archivi: poiché non hanno alcuno dei requisiti di questi istituti, non ne hanno la multipla finalità; e s’avvicinano assai meglio alle biblioteche e ai musei che non agli archivi»[27].

Differenza tra archivio e biblioteca

Trattiamo infine della differenza tra archivi e biblioteche[28]. Questi due istituti, infatti, vengono spesso confusi tra loro e le cause sono da ricercarsi in fattori di natura linguistica, storica e metodologica.

Per quanto riguarda il primo fattore bisogna osservare come il termine bibliotheca significhi letteralmente “contenitore di rotoli”, biblion infatti indica i rotoli di papiro utilizzati nell’età antica come supporto scrittorio sia per i documenti che per le opere letterarie[29]. Per questo il termine è stato usato per secoli per indicare indistintamente sia l’archivio che la biblioteca. Tuttavia, nonostante l’ambiguità del termine, sembra che nell’antichità greco-romana i due istituti fossero chiaramente distinti[30].

È con il Medioevo che si crea una vera e propria confusione con la creazione di “archivi” – detti scrinia o trésor des chartes – in cui si conservavano indistintamente documenti e libri. Per quanto riguarda il settore ecclesiastico è interessante notare come negli scrinia delle scuole episcopali si conservassero non solo codici, libri liturgici ed evangeliari, ma anche testamenti, legati pii e finanche oggetti liturgici.

La distinzione tra documenti archivistici e libri si avrà soltanto alla fine del Medioevo, pur rimanendo spesso il medesimo luogo di conservazione.

Un ulteriore elemento di confusione si ebbe tra il XVIII e il XIX secolo, quando vennero applicati alle carte d’archivio i metodi di ordinamento per materie, facilmente assimilabili con quelli utilizzati per le biblioteche.

È solo con le riflessioni della seconda metà del XIX secolo che si ebbe finalmente la separazione netta tra i due ambiti. Anche se, come fa giustamente notare Elio Lodolini, l’archivistica soffre ancora rispetto allo sviluppo teorico delle discipline bibliografiche (soprattutto in ambito anglosassone) al punto che l’archivistica viene spesso classificata all’interno delle scienze librarie con cui non ha niente a che fare[31].

Ma cerchiamo ora di comprendere quali sono le differenze tra i due complessi distinguendo i due istituti per: origine, natura, scopo, ordinamento, fruizione e formazione del personale.