Cosa è la norma UNI, partiamo dalla l. 4/2013

La l. 4/2013 riguarda le professioni non regolamentate, le così dette “professioni non ordinistiche” cioè quelle per le quali non è previsto un Albo, Collegio o Ordine professionale al quale si iscrivono i professionisti dopo un esame di Stato. La norma, nel quadro della legislazione europea, va nella direzione della liberalizzazione delle professioni ma è stata pensata anche e soprattutto per tutelare i consumatori-utenti.

Infatti in assenza di regolamentazione, all’interno della dinamica tra domanda e offerta, vi era il rischio, da un lato, di penalizzare i professionisti più seri e preparati, dall’altro di offrire ai consumatori prestazioni e servizi non corrispondenti a quelli richiesti. La legge definisce la “professione non organizzata in ordini o collegi”  quella “attività economica, anche organizzata, volta alla prestazione di servizi, opere a favore di terzi, esercitata abitualmente e prevalentemente mediante lavoro intellettuale” (art. 1 c. 2). La legge regola quindi settori lavorativi specifici per tutelare il consumatore / utente (o committente) che può essere poco a conoscenza dei requisiti professionali necessari per svolgere un determinato servizio (tra le professioni oltre alla nostra vi sono traduttori, periti assicurativi, counselor, biotecnologi, pedagogisti, guide turistiche …).

In questo quadro le Associazioni svolgono un ruolo fondamentale: quello di garanti della preparazione e della competenza dei professionisti associati a tutela dei fruitori dei loro servizi. Le Associazioni a carattere professionale di natura privatistica, fondate su base volontaria senza alcun vincolo di rappresentanza esclusiva (art. 2 c. 1), quale è l’ANAI, vengono così a loro volta regolamentate perché la legge assegna loro dei compiti ben precisi.  Nel riguardi del professionista iscritto l’Associazione deve valorizzarne le competenze, promuovere la formazione permanente ma anche far rispettare le regole deontologiche e  vigilare sulla condotta professionale, definendo eventuali sanzioni disciplinari. Nei riguardi dell’utente l’Associazione deve promuovere forme di garanzia e tutela agevolando la scelta del professionista nel rispetto delle regole sulla concorrenza, deve fornire tutta una serie di informazioni, molte delle quali disponibili sul suo sito web, inoltre l’Associazione potrà rilasciare vari tipi di attestati, dalla semplice iscrizione, fino ad attestati relativi alla qualità della prestazione offerta.

Qui entra in gioco la norma UNI:  gli attestati relativi alla qualità professionali  devono essere redatti in conformità alla normativa tecnica UNI “la qualificazione della prestazione professionale si basa sulla conformità della medesima a norme tecniche UNI” (art. 6 c. 2) .  Non solo, più in generale “i requisiti, le competenze e le modalità di esercizio dell’attività professionale individuate dalla normativa tecnica UNI costituiscono principi e criteri generali che disciplinano l’esercizio autoregolamentato della singola attività professionale e ne assicurano la qualificazione” (art. 6 c. 3), vale a dire che anche senza l’attestazione di una Associazione, e anche senza l’iscrizione ad una Associazione, ogni professionista dovrà autoregolamentare e qualificare la propria prestazione professionale conformandosi alle norme tecniche.

Quindi la normazione tecnica ha proprio il compito di definire una professione, cioè ne individua l’ambito di applicazione, le singole attività e le competenze necessarie. La funzione della norma tecnica è infatti quella di definire in modo chiaro, univoco e misurabile i requisiti e le caratteristiche (conoscenza, abilità, competenza, aggiornamento) che un professionista deve avere, e garantire di mantenere, per poter svolgere bene il proprio lavoro, sia a tutela della sua professionalità e riconoscibilità, sia a garanzia e tutela dell’utente consumatore.

Come si  costruisce la norma tecnica, cosa è l’UNI

L’ Ente Nazionale italiano di unificazione è un’associazione privata senza scopo di lucro che svolge attività di normazione in tutti i settori industriali, commerciali e del terziario e il suo ruolo è riconosciuto dall’Unione Europea e dallo Stato italiano, (la l. 4/2013 la cita tra gli organismi preposti alla normazione tecnica, art. 6 c. 2). La qualificazione delle professioni è da tempo al centro degli interessi europei per superare il problema del mutuo riconoscimento all’interno del mercato unico europeo. Problema acuito dall’assenza di strumenti terminologici che consentano di caratterizzare in modo univoco le molteplici attività professionali per cui, prima ancora della qualificazione, si pone la questione della riconoscibilità di una professione, e quindi della tutela dei lavoratori .

Nell’aprile 2011 nell’ambito del Ente è stata costituita una Commissione Tecnica “Attività professionali non regolamentate” con  l’intento di occuparsi delle diverse professioni non ordinistiche (se ne contano diverse centinaia) individuando per tutte un metodo di lavoro ed una struttura. Esistono poi altre Commissioni tecniche, tra le quali la Commissione documentazione e informazione e, al suo interno, lo specifico Gruppo che si è occupato della Qualificazione delle professioni per il trattamento di dati e documenti che ha creato le norme UNI per i bibliotecari ed gli archivisti. Le Associazioni professionali possono collaborare  all’elaborazione della normativa tecnica attraverso la partecipazione ai lavori negli organismi tecnici o inviando propri contributi nella fase di inchiesta pubblica (art. 9 c. 1), a questo scopo anche all’interno dell’ANAI si è costituito un gruppo di lavoro. Il percorso della normativa tecnica prevede: lo studio, la stesura del progetto di norma, l’inchiesta pubblica in cui tutte le parti interessate possono inviare osservazioni successivamente, una volta integrata o confermata la stesura, si procede alla sua approvazione definitiva e alla sua pubblicazione.

La UNI 11536:2014 Qualificazione delle professioni per il trattamento dei dati e dei documenti. Figura professionale dell’archivista. Requisiti di conoscenza, abilità e competenza

Nel caso della Norma UNI per la professione archivistica l’inchiesta pubblica era iniziata il 24 gennaio e si sarebbe conclusa il 17 marzo 2014.  Il 26 febbraio ANAI Toscana ha ricordato l’iniziativa ed ha invitato tutti i propri soci a partecipare inviando osservazioni e suggerimenti al Direttivo regionale in modo da elaborare un documento unico condiviso. Le segnalazioni ricevute sono state raccolte e sistematizzate in un documento unico che faceva puntuale riferimento alle varie articolazioni del testo. Il 30 aprile ANAI Toscana ha ricevuto una comunicazione dalla Commissione UNI in cui venivano elencati i punti accolti o rifiutati e le motivazioni. Sia le nostre osservazioni che le risposte, come anche la lettera di invito ai soci, sono consultabili sul sito dell’Associazione Toscana. La norma è stata poi pubblicata con il numero UNI 11536:2014 il 3 luglio 2014.

Prima di passare ad illustrare queste osservazioni è utile analizzare come sono strutturate le norme UNI. Esse si basano, per i concetti e le definizioni, sul Quadro Europeo delle Qualifiche per l’apprendimento permanente (EQF) (Raccomandazione 2008/C 111/01/CE del Parlamento Europeo e del Consiglio) che funge da quadro di riferimento per collegare i sistemi di qualificazione dei Paesi aderenti. Dato che i sistemi di istruzione dei diversi paesi differiscono e che devono essere prese in considerazione anche le qualifiche acquisite nell’ambito della formazione continua, EQF si concentra sui risultati dell’apprendimento in modo da poterli raffrontare. Per risultati dell’apprendimento si intende ciò che un individuo conosce, comprende e sa fare al termine del processo di apprendimento, e tali risultati sono descritti e delineati in tre categorie: conoscenze, abilità e competenze.

Poiché la UNI 11536 si basa sulle definizioni e i criteri dell’EQF è opportuno riportare le definizioni della triade competenze, abilità e conoscenze:

conoscenza = è il risultato dell’assimilazione di informazioni attraverso l’apprendimento; le conoscenze possono essere sia teoriche che pratiche  - SAPERE

abilità = è la capacità di applicare conoscenze e di portare a termine compiti e di risolvere problemi; le abilità sono sia cognitive che pratiche - SAPER FARE

competenza = è la comprovata capacità di utilizzare conoscenze, abilità e capacità personali - SAPER ESSERE

Passiamo ora ad esaminare la struttura delle UNI 11536 che, dopo una Introduzione, si compone di 6 parti più 2 appendici:

1.     Scopo e campi di applicazione

2.     Normativa di riferimento

3.     Definizioni

4.     Compiti e attività dell’archivista

5.     Conoscenze, abilità e competenze dell’archivista

6.     Elementi per la valutazione e la convalida dei risultati dell’apprendimento

                                   Appendice A Tavola sinottica

                                   Appendice B Codice di deontologia   

Nella Parte 4 Compiti e attività dell’archivista vengono individuati 3 compiti fondamentali:

1.     Governare gli archivi

2.     Comunicare gli archivi

3.     Dirigere e amministrare una struttura o un servizio archivistico

Ogni compito è articolato in funzioni:

Ogni funzione a sua volta è articolata e in attività, ad esempio:

            1. Governare gli archivi (compito)

1.     Gestione documentale (funzione)

1.1 Progettazione del sistema documentale (attività)

1.2 Tenuta del sistema documentale (attività)

Oppure

1. Governare gli archivi (compito)

4.     Ordinamento e descrizione (funzione)

            4.1 Ordinamento (attività)

            4.2 Descrizione (attività)

Nella Parte 5 Conoscenze, abilità e competenze dell’archivista una tavola sinottica riporta per ogni compito-attività quali competenze abilità e conoscenze sono necessarie all’archivista. Ad esempio per il compito 4.1 Ordinamento abbiamo: 

Nella Parte 6 Elementi per la valutazione e la convalida dei risultati dell’apprendimento si danno solo indicazioni di massima, tra i quali l’analisi del Curriculum Vitae e dei titoli, demandando ad una organizzazione altra, quale potrebbe essere un’Associazione professionale, l’effettuazione della valutazione stessa. Chiudono la Norma l’Appendice A con una tavola sinottica che riassume tutto il documento e l’Appendice B che contiene il codice di Deontologia approvato dal Consiglio internazionale degli archivi nel 1996 a Pechino. 

Le osservazioni di ANAI Toscana

I vari rilievi formulati alla bozza della norma da parte dei soci ANAI Toscani possono essere raccolti in quattro raggruppamenti:

1) si nota uno sbilanciamento in favore degli archivi storici, con un ruolo secondario assegnato della gestione di quelli correnti (e di deposito);

2) la struttura della norma, soprattutto nella parte relativa al compito “Dirigere e amministrare una struttura o un servizio archivistico”, nonostante il titolo generico, sembra avere come modello di riferimento l’organizzazione del Ministero, tenendo in scarsa considerazione la direzione di altri tipi di strutture;

3)   tra le funzioni del compito “Direzione e amministrazione” ve ne sono alcune che non sono specifiche di un archivista ma di chiunque si trovi a dirigere una struttura, prima fra tutte la funzione “gestione delle relazioni sindacali”;

4)   qua e là sono state ravvisate imprecisioni e definizioni che si potevano ulteriormente approfondire e questo è stato segnalato.

Le risposte ricevute erano riferite ai singoli punti segnalati ma possiamo ugualmente riportarle ai quattro raggruppamenti individuati:

In merito al punto 1) sono state date rassicurazioni chele attività e tutto quanto neconsegue(cioè conoscenze, competenze, abilità), non riferendosi esplicitamente all’archivio storico, potevano essere applicate ad un qualsiasi tipo di archivio. Ma, alle nostre osservazioni sul fatto che il compito Dirigere e amministrare una struttura o un servizio archivistico sembrava troppo calibrato sugli archivi storici è stato risposto che effettivamente la voce (attività) 10.1 “Gestione del patrimonio documentario” si riferisce agli archivi storici. Inoltre, a proposito del nostro suggerimento di modificare la dizione “Servizio in sala studio” in  “Servizio di assistenza all’utenza in sede”, nella motivazione di non accoglimento della proposta si conferma la nostra impressione di sbilanciamento in favore dell’archivio storico, si legge infatti: “sala studio è un servizio che caratterizza la gestione degli archivi storici. Cionondimeno possono darsi forme di servizio all’utenza attuate in maniera semplificata” (dove non si capisce perché il servizio all’utenza, ad esempio di un archivio di deposito, dovrebbe essere “semplificato”).

Per i punti 2) e 3) la risposta unica è stata che “L’archivista può essere chiamato a dirigere un servizio o una struttura archivistica, in veste di dirigente o altro ruolo, e pertanto questa competenza non è aliena dal suo profilo”.

Sul punto 4) segnalo le modifiche accolte, alcune delle quali sono state espressamente richiamate nel  comunicato ANAI di luglio:

-    avevamo ravvisato una contraddizione/sovrapposizione tra le attività di riproduzione sostitutiva e di sicurezza e le attività di riproduzione per fine di consultazione, tale sovrapposizione è stata modificata;

-         all’interno di Diffusione delle informazioni sul patrimonio archivistico avevamo segnalato due elementi: da un lato l’assenza di riferimento alla gestione (progettazione, manutenzione ed aggiornamento) delle pagine web relative e dall’altro chiedevamo di integrare le conoscenze con “Norme in materia di trasparenza del procedimento amministrativo, privacy, documenti classificati e segreto, diritto d’autore”. Sul primo punto ci hanno risposto che esistono specifici professionisti del web e pertanto questa non  è una competenza dell’archivista (notare l’incongruenza di questa affermazione con risposta sui dirigenti), il secondo è stato invece accolto;

-   all’interno dell’attività editoriale, su nostro suggerimento, è stato aggiunta anche la competenza e abilità relativa alla edizione di convegni e seminari, oltre a quelle già presenti di edizione di fonti e repertori e di cura di collane e riviste;

-      nella Gestione del patrimonio documentario nella competenza Programmazione abbiamo suggerito di modificare l’abilità in “Definire gli obiettivi, elaborare politiche e strategie”, l’integrazione è stata accolta;

-    nella Gestione del patrimonio documentario nella competenza Valutazione è stata accolta la nostra proposta di dizione “Analizzare dati e risultati”.

Rimaniamo ancora convinti delle osservazioni avanzate e siamo fiduciosi che potranno essere accolte in futuro, infatti per le norme UNI è previsto un aggiornamento triennale e speriamo che l’uso e la pratica possano suggerire anche altre modifiche. Ad esempio alla nostra osservazione che all’interno della Progettazione del sistema documentale le abilità e le competenze erano definite in modo troppo puntuale, rischiando così di compartimentale più del dovuto la differenza tra specialità dell’archivio corrente e quelle dell’archivio storico, e che di solito questo avviene a danno dell’archivio corrente, la risposta è stata che “la norma è basata sullo schema EQF che richiede di esplicitare le specifiche abilità. Comunque, una volta pubblicata la norma sarà oggetto di attenzione e monitoraggio da parte dell’organo tecnico che l’ha promossa al fine di valutare le eventuali criticità che emergessero in sede di applicazione. Dunque il commento proposto verrà sicuramente considerato in quella fase”.

In conclusione tutto è perfettibile ma intanto l’approvazione della Norma 11536:2014 è un primo e fondamentale passo che ci fornisce uno strumento utile alla nostra professione. Utile non solo per l’applicazione della L. 4/2013 ma, in generale, rappresenta un punto di riferimento per la professione, per dare un senso di appartenenza alla comunità ma, soprattutto, per avere visibilità e riconoscibilità all’esterno. Nonostante infatti la professione dell’archivista non sia certo una professione nuova, come i progettatori di siti web sopra citati, non c’è nel mondo del lavoro una chiara rappresentazione di quello che facciamo e di quali conoscenze, abilità e competenze siano necessarie. A quanti di noi è capitato di dover spiegare quale è il nostro compito? Inoltre credo che dopo tutti i cambiamenti intervenuti i questi ultimi anni, a partire dalla normativa sul diritto d’accesso dei primi anni ‘90 a quella sulla documentazione amministrativa culminata nel DPR 445 del 2000 fino al nuovo Codice dei Beni culturali e al Codice dell’Amministrazione digitale, con tutte le sue modifiche ed integrazioni, era davvero necessario soffermarci nuovamente ad interrogarci su quale sia la nostra professione e il nostro ruolo nel momento attuale. Direi che a questo scopo la norma UNI non ha fatto che riaffermare quello che i nostri studi e la nostra disciplina ci hanno insegnato: c’è un unicum che è l’archivio e la sua gestione e messa a disposizione, e ci sono tanti modi per declinare l’attività su questo oggetto. Come giustamente notava Luciana Duranti “C’è una gran differenza tra ruoli e professioni. La professione responsabile per i documenti è una, mentre i ruoli specifici possono essere tanti, l’educazione (la preparazione) necessaria per assolverli è comune”.  Questo anche per tranquillizzare tutti coloro che pensavano che l’archivista dovesse avere tutte le conoscenze, abilità e competenze elencate nella Norma UNI: ognuno di noi metterà in pratica quelle utili al suo ruolo, ruolo che potrà essere diverso in chi si occupa di archivi comunali o d’impresa o digitali. 

Un’ultima notazione: sicuramente la norma sarà molto utile per chi opera nell’ambito della libera professione come lo sarà l’attestazione professionale ma, in realtà, lo è per tutti gli archivisti. Ricordo che ANAI Toscana in collaborazione con la Soprintendenza ha promosso un’indagine per verificare presso i Comuni della Toscana lo stato di attuazione dell’articolo 61 della 445/2000 che prevede che a dirigere il Servizio per la gestione informatica dei documenti, dei flussi documentali e degli archivi, sia “un dirigente ovvero un funzionario comunque in possesso di idonei requisiti professionali o di professionalità tecnico archivistica acquisita a seguito di processi di formazione definiti secondo le procedure prescritte dalla disciplina vigente”. Il quadro che ne è emerso è abbastanza desolante, pochi sono i Comuni che hanno affidato l’incarico a personale qualificato. Ora, anche in questo ambito, abbiamo uno strumento in più, possiamo indicare anche ai nostri interlocutori, senza ambiguità, a quali requisiti professionali si deve far riferimento. Certo il riferimento alla Norma UNI non è sufficiente da solo a risolvere la questione ma può ridurre il margine di discrezionalità. Insomma è un momento importante di affermazione della nostra dignità professionale il fatto che esista l’archivista come figura per tutti individuata, definita, normata, riconoscibile.