Mercoledì, 06 Febbraio 2013

CEI-Ar profilo di un progetto nazionale. La scommessa vincente degli archivi storici ecclesiastici

Francesca Maria D'Agnelli - Ufficio Nazionale per i beni culturali ecclesiastici della CEI
Sezione Primo piano

Quando nel 2004 l’Ufficio Nazionale per i beni culturali ecclesiastici (UNBCE) della CEI ha raccolto le sollecitazioni provenienti dal territorio e ha proposto un progetto rivolto al riordino e alla descrizione dei documenti d’archivio, in pochi avrebbero scommesso sulla buona riuscita dell’iniziativa.

Oggi, oltre otto anni dall’avvio, sono 258 gli archivi aderenti, di cui 154 diocesani e 104 ecclesiastici, e ben 93 le banche dati (di cui 72 diocesane) consegnate all’UNBCE. Non sono comunque i numeri, per quanto impressionanti, a dare all’Ufficio Nazionale la conferma di aver colto nel segno proponendo un servizio sentito, avvertito come utile e progressivamente sempre più urgente.

Gli archivi ecclesiastici in questi anni sono significativamente cresciuti nell’offerta dei servizi, sia dal punto di vista quantitativo che qualitativo, e hanno posto l’intervento di riordino e descrizione quale imprescindibile presupposto dell’avvio di ogni attività di riorganizzazione dell’istituto attraverso personale qualificato e specializzato.

L’utenza, spesso nel mondo archivistico ritenuta accessoria se non addirittura controproducente, è diventata uno dei perni fondamentali per svolgere correttamente le attività archivistiche.

Fare ordine nel proprio istituto, rispettando le normative della Direzione Generale per gli Archivi del Ministero per i beni e le Attività Culturali (DGA), applicando gli standard nazionali e internazionali di settore e mettendo a frutto il supporto e l’agilità offerta dalle più moderne tecnologie, è stato possibile anche grazie all’adozione di un progetto nazionale unitario, che favorisce l’intervento archivistico con metodi e strumenti condivisi.

L’Ufficio Nazionale della CEI propone e coordina gli interventi al fine di favorire la progettualità diretta dell’archivio: quest’ultimo è sostenuto, e mai esautorato o subordinato, nel definire gli obiettivi, le modalità e la tempistica così da avere un’adesione consapevole e responsabile. Di conseguenza, per gli archivi è stato indispensabile individuare il personale in grado di rispondere positivamente alle sollecitazioni offerte dal progetto. Il responsabile dell’archivio, spesso un sacerdote, ha dovuto confrontarsi e favorire la crescita di un gruppo di lavoro, specializzato, aggiornato e ben coordinato.

Una volta pianificato il progetto, l’archivio presenta all’UNBCE un’adesione che rispetta le linee guida suggerite e presenta l’intervento che intende realizzare. Il riordino e la descrizione dei fondi posseduti è fra le priorità assolute. Per questa finalità l’Ufficio Nazionale ha predisposto un apposito software CEI-Ar, che prende il nome dallo stesso progetto, per il quale propone una specifica formazione, residenziale e a distanza. Tutte le fasi del lavoro, fin dall’avvio, sono supportate da un’apposita assistenza che, tramite forum, telefono, mail, e teleassistenza con pc da remoto, risponde alle richieste di confronto e guida utili alla corretta impostazione e realizzazione dell’intervento.

Gli archivi ecclesiastici, parte integrante ed attiva del progetto pastorale e culturale della Chiesa che è in Italia, sono soggetti attivi e interessati, stimolanti per l’intera realtà dei beni culturali e non solo. Sono attori di primo piano nel processo educativo e di crescita del nostro Paese.

La condivisione di metodologie d’intervento e di strumenti agevola l’uniformità del lavoro, così come l’adozione di “buone pratiche” comuni favorisce la rete di comunicazione tra gli archivi ecclesiastici nella consapevolezza di concorrere alla realizzazione di un progetto nazionale.

La realizzazione delle banche dati con il software CEI-Ar comporta il rispetto degli standard nazionali e internazionali di descrizione archivistica: ISAD (G) – International Standard Archival Description (General) e ISAAR (CPF) – International Standard Archival Authority Records (Corporate Bodies, Persons, Families). Inoltre, il software CEI-Ar garantisce la possibilità di esportare la banca dati in formato XML in modo da poterla riversare in SIUSA secondo un tracciato di corrispondenze condiviso con la Direzione Generale per gli Archivi (DGA). L’operazione risulta agevole poiché il software opera automaticamente l’esportazione del data base, previa verifica automatica della validità delle schede nel rispetto delle obbligatorietà previste. La verifica restituisce in un file le anomalie riscontrate perché si possano correggere prima di procedere ad una nuova esportazione. È inoltre possibile esportare i dati dei livelli più alti dell’albero archivistico in formato EAD – Encoded Archival Description, in modo da garantire lo scambio con ulteriori banche dati appartenenti a progetti internazionali. Tramite CEI-Ar si può pure procedere ad un’esportazione in formato HTML facilmente copiabile su supporto mobile, CD-Rom o DVD, o da mettere con semplicità in consultazione web. In ultimo, si è attualmente impegnati in un tavolo comune UNBCE-DGA per l’individuazione delle soluzioni tecnologiche che possano agevolare la reciproca comunicazione tra il Sistema informativo degli archivi ecclesiastici e il Sistema archivistico nazionale (SAN).

Circa la compilazione omogenea e il dettaglio di descrizione individuato per i dati, l’Ufficio Nazionale ha fornito agli archivi impegnati un modello di compilazione e verifica dei dati immessi. È possibile impostare il Modello di compilazione prescelto all’interno del software CEI-Ar, fin dall’inizio del progetto, attraverso il quale l’archivista può scegliere e segnalare l’obbligatorietà della compilazione di determinati campi all’interno delle varie tipologie di schede. Tale funzionalità sarà utile al singolo operatore che potrà controllare la completezza del lavoro, nonché al coordinatore per avere una visione d’insieme sulla quantità e la qualità di dettaglio dell’intervento. Questa attenzione nasce dalla consapevolezza che la garanzia di uniformità dei dati inseriti, quindi del processo descrittivo, è presupposto qualificante anche per la loro migliore consultabilità web.

L’attenzione alle normative nazionali e internazionali non ha limitato la personalizzazione del software CEI-Ar. Oltre agli incrementi assai qualificanti che riguardano aspetti squisitamente ecclesiastici, come l’introduzione di una Scheda entità conforme alla descrizione delle Visite pastorali, è presente la possibilità di effettuare il confronto delle rappresentazioni ad albero di tipo logico, utile per la ricostruzione dell’ordinamento originario di un fondo. Come noto, un fondo archivistico può avere avuto, nel tempo, ordinamenti successivi e diversi da quello originario, che tuttavia può essere utile ricostruire anche solo virtualmente. Pertanto CEI-Ar, attraverso la Scheda rappresentazione, può correttamente collocare i fondi secondo l’ordinamento originario e, allo stesso tempo, può restituire le diverse rappresentazioni fatte nel tempo di quegli stessi fondi. La funzionalità, denominata Confronta struttura alberi, consente di visualizzare contemporaneamente e di confrontare, in una finestra organizzata verticalmente, le rappresentazioni di un medesimo fondo oppure rappresentazioni di fondi diversi (la visualizzazione comparata è limitata alle tipologie di schede di livello alto, superiori cioè all’unità archivistica).

La realizzazione di queste banche dati suggerisce ulteriori approfondimenti circa la consultabilità dei dati. Se, come visto, molto si è fatto per realizzare concretamente una buona uniformità dei dati, da sviluppare ulteriormente è la piena consultabilità delle banche dati realizzate. A tal fine il lavoro si sta concretizzando con la realizzazione di un Portale archivistico ecclesiastico.

Uno degli interessi primari per una migliore e più efficace fruizione dei dati è l’individuazione e la condivisione di chiavi di accesso comuni. A tal proposito l’Ufficio Nazionale ha elaborato da tempo delle normative specifiche, aderenti agli standard nazionali e internazionali, per la trattazione degli Authority File dei diversi settori - soggetti conservatori e produttori, autori di opere d’arte e d’architettura, autori librari, enti parrocchiali, ecc. In quest’ottica, nello specifico settore archivistico, l’UNBCE ha partecipato, in qualità di coordinatore del progetto CEI-Ar, ai lavori della Commissione nazionale per l’elaborazione del codice normativo per i soggetti produttori d’archivio in relazione alla stesura delle Norme Italiane per l’Elaborazione dei Record di Autorità archivistici di Enti, Persone, Famiglie (NIERA EPF) dando il suo contributo specifico. Da questa esperienza sono nate le Linee guida per la compilazione delle schede entità in CEI-Ar, messe a disposizione, attraverso forum, degli archivisti impegnati nel progetto.

A novembre 2012 è stata pubblicata su web la prima sezione del portale dei beni ecclesiastici, ossia quella popolata dai beni storici e artistici. BeWeB, beni ecclesiastici in web rende accessibili la schedatura, descrittiva e fotografica, relativa a oltre tre milioni e mezzo di beni storici e artistici conservati nelle chiese italiane. In questa prima fase è stato possibile integrare fin da subito i dati provenienti dall’Anagrafe degli istituti culturali ecclesiastici (AICE): archivi, biblioteche e musei descritti e costantemente aggiornati per offrire una vetrina del proprio istituto, delle collezioni possedute e dei servizi erogati all’interno della struttura, al fine di suscitare l’interesse e la curiosità di molti rispetto ai pochi utenti specializzati che già conoscono e frequentano questi istituti.

Dall’Anagrafe possiamo dedurre ulteriori informazioni circa la vitalità degli archivi ecclesiastici e i servizi da essi erogati. Sono 690 le descrizioni di archivi storici pubblicati in Anagrafe, di cui 149 diocesani e 541 tra parrocchiali ed ecclesiastici in genere. Questi archivi risultano ad accesso libero in 644 casi con apertura predominate nelle mattine della settimana (339) e più ridotta nei pomeriggi (181). Rispetto ai 690 archivi pubblicati, 630 mettono a disposizione un indirizzo mail per facilitare i contatti, mentre 57 di loro dispongono di un sito di riferimento dove dare ulteriore spazio alle proprie iniziative; 91 archivi dichiarano di disporre di postazioni di lettura per l’utenza, con pc e collegamento internet: 431 mettono a disposizione un servizio di riproduzione. La gestione diretta in archivio è dichiarata in 246 casi, mentre 12 dicono di servirsi di strutture gestionali esterne. Risulta interessante scorrere le specifiche individuate nell’utenza di questi archivi ecclesiastici che sono particolarmente frequentati da ricercatori, studenti e seminaristi oltre ad essere dedicati particolarmente a personale interno (95 casi).

Torniamo al portale trasversale. Il prossimo passo è integrare in BeWeB il portale archivistico, insieme a quello architettonico e infine a quello bibliografico, che già dispongono di siti dedicati, (www.chiesacattolica.it/chieseitaliane e www.polopbe.it).

Il portale archivistico, già presentato nello studio di fattibilità durante i lavori della XVIII Giornata Nazionale dei beni culturali ecclesiastici tenutasi a Roma (Biblioteca Nazionale Centrale) il 18 maggio 2011 ha ormai definito il proprio profilo.

Il lavoro che maggiormente ha visto impegnato il gruppo è la ricerca di una sostanziale semplificazione terminologica e strutturale che potesse rendere accessibili i contenuti ad un pubblico più ampio possibile. Questo impegno è stato coniugato, non senza difficoltà, con la necessità di mantenere scientificità e specificità al lavoro archivistico presentato. L’intento è anche quello di valorizzare i singoli archivi, con le proprie caratteristiche e peculiarità, secondo una logica di servizio per la Chiesa.

Accanto alle molteplici possibilità di effettuare una ricerca, anche combinando più dati d’interesse, sono proposti dei suggerimenti su tematiche e percorsi già definiti in modo da invogliare l’utente meno coinvolto a consultare i dati e a familiarizzare con i possibili risultati.

Il portale degli archivi storici ecclesiastici vuole raggiungere l’obiettivo della più ampia comunicazione, così come quello di accrescere il proprio valore documentale se inserito all’interno di un portale trasversale, dove sono i beni culturali a farla da padroni.

 

Siti di riferimento

UNBCE - Ufficio Nazionale per i beni culturali ecclesiastici

BeWeB – Beni ecclesiastici in web

AICE - Anagrafe degli istituti culturali ecclesiastici

CEI-A – Censimento delle Chiese italiane

PBE - Polo SBN di biblioteche ecclesiastiche

 

Bibliografia

Archivi e biblioteche ecclesiastiche del terzo millennio. Dalla tradizione conservativa all'innovazione dei servizi, a cura dell'Ufficio Nazionale per i beni culturali ecclesiastici, Roma: Gangemi, 2012.

Stefano Russo, Le iniziative dell'Ufficio Nazionale per i Beni Culturali Ecclesiastici a sostegno della formazione e delle attività educative in L'azione educativa per un museo in ascolto. VIII Convegno AMEI, Trento, 19-21 ottobre 2011, Museo diocesano tridentino, 2012, pp. 144-151.

Francesca Maria D’Agnelli - Assunta Di Sante - Maria Teresa Rizzo, Il progetto informatizzato di riordino e inventariazione degli archivi ecclesiastici proposto dall’Ufficio Nazionale per i beni culturali ecclesiastici, in «Cum tamquam veri. Gli archivi conventuali degli ordini maschili», Atti dei Convegni di Spezzano (Spezzano,16 settembre 2005) e di Ravenna (Ravenna, 30 settembre 2005), a cura di E. Angiolini, Modena 2006, pp. 105-121

Gianmatteo Caputo - Cecilia Poggetti - Andrea Tomasi, Il Progetto Ecumene, in «Archivi & Computer automazione e beni culturali», XIV (2004), n. 1, pp. 62-76.

Il progetto Ecumene: strumenti descrittivi per beni culturali di ambito archivistico e storico-artistico, a cura di G. Caputo, N. Castorina, L. Gavazzi, L. Pieraccini, C. Poggetti, G. Silvestri, A. Tomasi, L. Trubian, in “Archivi&Computer Automazione e beni culturali”, anno XII,  2 (2002), pp. 96-102.

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